Referat af bestyrelsesmødet d. 16.11.09

Referat af bestyrelsesmødet i Randers OK  d. 16-11-2009
Godkendelse af referat fra mødet d. 2-9-09
-referatet blev godkendt
Add.1           Opfølgning fra sidste møde.
Klubvimpel: Kim havde modeller med af klubvimper/beachflag. Der
blev diskuteret design. Et design blev udpeget og Kim arbejder videre.
Det blev besluttet at indkøbe 2 beachflag når det endelige design ervedtaget.
Faste poster: Kaj omdelte en ny folder der svarer til ”faste poster skoven” – projektet. 
Projektet har fået nyt navn i DOF og hedder nu ”find vej i-” 
Kaj er næsten færdig og vores poster i skoven,de  tilpasses  det nye projektnavn.
Der er mulighed for at søge flere penge til foldere end i det gamle
projekt. Kaj kontakter skovdistriktet ang. ændring af navnet.
Add.2           Siden sidst.
Klubmesterskabet forløb fint, alle var tilfredse med poster og
længder. Klubfesten forløb også fint
Mødet med Åif forløb også fint. Vores lejekontrakt blev genforhandlet.
Der blev ikke lavet om på indholdet udover at lejeforholdet nu er
permanent og ikke tidsbegrænset som før. Der var enighed om at større
investeringer dækkes fælles. Klubhuslokalet kan vi næsten selv råde
over, da Åif sjældent bruger det. Generelt var der stor enighed om at
fortsætte samarbejdet. Den revidere lejeaftale sendes til Åif.
Korttegnerdagen i Langå gik fint 7 stk. fra ROK og 2 stk. fra OK Djurs
var mødt op for at høre om korttegningsteknik. Den generelle oplevelse
var at de nye laserkurver er til stor hjælp, men at det stadig er et stort
arbejde at tegne og revidere kort.
Nordkredsmøde. Der var indkaldt til møde i Nordkredsen og Kaj deltog.
Terminslisten for 2010 blev gennemgået og ROK skal i divisionsmatch
d.16-5-2010 og 19-9-2010. Der er oprykningsmatch d. 31-10-2010.
Der mangler arrangører til 1.-2.divisionsmatcher i 2011. Vi vil afgør på
næste møde om vi vil arrangere en af de 2 matcher.
Kaj omdelte ”Vision 2015” fra DOF, den blev løst gennemgået.
Indvendinger skal det tilbagemeldes til DOF inden 20-12-2009 via
mail.
Nordkredsen har planer om at anskaffe en fælles tidtagnings/dommer
vogn. Vognen finansieres udefra og kan lånes til officielle arrangementer
af klubberne i nordkredsen.
Kommunen: Det besluttedes at vi stadig skal være medlem af
Samvirkende IdrætsKlubbber i Randes, SIKR.
Add.3           Kommende arrangementer.
Julestue d.25-11-09 – Kaj arrangere med hjælp fra Anker.
Nytårsappel og generalforsamling flyttes til d.30-1-2010.
Anker kontakter Henrik V. ang sted for nytårsappellen.
Anker laver notits på hjemmesiden om ændringen af datoen.
Anker sætter dagsordenen på hjemmesiden. Kaj søger suppleanter og
Thorkild finder revisor og revisorsuppleant.
Løb 2010. Kaj har aftalt stævneplads med Mariagerfjord OK til JFM og
søger tilladelse hos de implicerede. Kaj har flere emner til banekontrol og                                    overdommer m.m. Arbejdet med funktionsområder er på plads og der
arbejdes videre.
Løb 2011 Der var en længere snak om at afholde 1. eller 2. div. match
i apr.-maj , evt. i Hjermind   
Add.5           Økonomi.
Klubbens sponsorer. Det diskuteredes om hvilke sponsorer vi har, hvilke indtægter vi får og 
om de skal stå på vores hjemmeside. Vi besluttede at tage punktet på senere, 
men at der skal ”ryddes op” på hjemmesiden.
Forslag fra Anker om at bruge flere penge af vores formue til medlemsaktiviteter. 
Eksempelvis at klubben betaler løbsafgift til divisionsmatcher og støtte til klubtur.
Der var også ideer om indkøb af lånemateriel til brug for medlemmerne, 
eksempelvis pandelamper til natløb.
Medlemmer i restance vil blive kontaktet. Kaj tager sig af at kontakte passive medlemmer og 
Thorkild kontakter ”aktive” medlemmer.
Add.6           Eventuelt:
Stafetsamarbejdetmed OK Djurs fortsætter.
Anker efterlyser en mere tydelig arbejdsfordeling af ansvarsområder i bestyrelsen.
Dette punkt kommer på dagsordenen på næste møde.
Der er indgået en foreløbig aftale med Silkeborg OK ang. klubmesterskab
2010, Kaj har kontakten.
Næste møde i bestyrelsen bliver d. 18-1-10 i klubhuset, hvis kulden/varmen tillader det.
Mødet sluttede kl. 22.30
Ref. Kim Topp

Referat af bestyrelsesmødet d.2.09.2009

Referat af bestyrelsesmødet i Randers OK  d. 2-9-2009
Add.1           Godkendelse af referat fra mødet d. 13-5-09
Referatet blev godkendt.
Add.2           Opfølgning fra sidste møde.
Henvendelse til passive medlemmer:
Kajs udkast blev gennemgået. Der blev lavet lidt rettelser og herefter godkendt til udsendelse til de passive medlemmer.
Klubvimpel:
Kim arbejder videre med design af klubvimpel
Klubhuset:
De nye vinduer til klubhuset er blevet leveret og betalt. Åif står for montering af disse. Åif skal også lægge yderligere isolering på loftet
ifølge aftalen fra sidste år.
Add.3           Siden sidst.
4-6 klassesløb:
4-6 klassesløbet gik godt. Der var gode tilbagemeldinger. Der var lidt kritik af at kortet ikke var helt korrekt.
Stafetsamaarbejdet:
Stafetsamarbejdet med OK-Djurs kører fint. Deltagelse ved Jysk/Fynsk mesterskab og Midgårdsormen. Samarbejdet kører videre.
Møde med Mariager Fjord OK:
Der bliver 2 separate stævnepladsertil JFM 2010, evt. med fodboldbanen ved klubhuset som overnatningssted.
Der arbejdes videre med JFM 2010. Der er også så småt ved at være styr på revidering af kortene over Fussingø og Ålum.
Anker køber software til stafettidtagning. Der arbejdes videre.
Faste poster:
Kaj viste forslaget til folderen om der faste poster i Fussingø og fortalte om de forskellige måder vi kunne lave vores folder på. Vi besluttede at det skulle være en rå folder, kort med poster på den ene side, forklaring og signaturer på den anden side. Folderen skal lægges i kortkasserne, der er opsat ved flere indgange i skoven. Kaj arbejder videre med projektet.
De faste poster i Romalt og Fladbro bør checkes og repareres. Thorkild vil checke posterne på sine løbeturer.
DOF:
Kaj har bestilt laserkurvekort over Fussingø/Ålum. Det vil blive sendt videre til Steen Frandsen.
Nyt fra kommunen:
I nyhedsbrevet fra kommunen tilbydes der førstehjælpskurser for friluftsforeninger. Man kan frit tilmelde sig som medlem af klubben.
Add.4           Kommende arrangementer.
Korttegningskursus:
Det besluttedes at der afholdes et korttegnerkursus lørdag d. 31. Oktober 2009  med udgangspunkt i en del af kortet fra Langå.
Klubmesterskab:
Thorkild har undersøgt hvilke muligheder vi har for at tilslutte os et løb
som vores klubmesterskab. Der blev diskuteret flere forsalg og vi endte
med at vedtage at tilslutte os OK-Djurs løbet i Grenå Plantage d.24 oktober.
Thorkild bestiller mad. Kim og Solveig står for borddækning, pynt og varme. Det gode festhumør medbringer vi selv
Løb 2010. Samarbejdet om at afholde JFM , se under punkt 3.
Der opstod en længere snak om klubben skal give ”løbsrabat” til løbere der deltager  i divisionsløb for at tiltrække flere. Dette vil blive taget op som punkt til generalforsamlingen.
Add.5           Økonomi.
Der var intet specielt nyt fra kassereren, men vi diskuterede hvordan vi
igennem vores lejekontrakt kan sikre vores/kommunens investering i klubhuset. En ide kunne værre at vores leje minus de øgede driftsomkostninger vi giver Åif, skal bruges til renovering fremover.
Kaj tager kontakt med Ruben fra Åif. Anker og Thorkild deltager gerne i et sådan møde sammen med Kaj.
Add.6           Eventuelt.
Thorkild har sendt vores reviderede love og vedtægter til kommunen.
Næste møde afholdes mandag d.16-11-09 kl. 19.00 i Klubhuset i Ålum
Mødet sluttede vist ved 22`tiden.
Ref. Kim Topp