Klubhusmøde

Referat af mødet mellem Randers O-klub, Randers Kommune og Ålum Idrætsforening d. 4-9-2007

Aftenen startede med en generel information til repræsentanten fra Randers Kommune, Anders Høgstrup, om de to klubbers samarbejde om fælles klubhus. Vi gik en tur i huset og så på flere ting der burde fornyes/renoveres. Anders Høgstrup fra kommunen mente nok der kunne findes penge til renoveringen og vi blev enige om at komme med en ønskeseddel.
Vi gik også en tur omkring huset og viste hvor vi evt. kan stille en eller containere til vore udstyr fra garagerne.

Anders Høgstrup mente ikke der kunne være nogle problemer i at vi (ROK) lejer os ind hos Ålum IF , da Ålum IF ikke har nogle medlemmer under 25 år, der gør at klubben mister medlems eller lokaletilskud.

Herefter forlod Anders Høgstrup os så vi kunne arbejde videre med en samarbejdsaftale. Vi blev enige om at følgende ting indtil videre skal udskiftes/renoveres:

Vinduer i klublokale (ÅIF)
Elradiatorer (ROK)
Ekstra isolering på loft (ÅIF)
Indretning af ROK klubrum (ROK)

Teksten i parentes er en indikation af hvem der undersøger hvad.

Herudover blev det besluttet at ROK laver et udkast til en skriftlig aftale / lejekontrakt, hvori der står hvad den månedlige leje er , foreløbig 1000,-/md. og at dette kan genforhandles hvis det viser sig at vi bruger for meget strøm og vand.

Der blev også talt om hvilke faste mødeaftener de to klubber havde. Åif træner søndag formiddag i vinterhalvåret og har kampe i sommerhalvåret mandag aften.ÅIF. Vi fortalte at vi typisk ville have klubarrangementer onsdag eller måske torsdag aftener. Randers Politi bruger engang i mellem huset og området til hundetræning, men kun i dagtimerne.

Vi blev enige om at arbejde videre med ovenstående punkter.
Generelt var ÅIF meget samarbejdsvillige. Randers kommune synes ideen er rigtig godt og vil godt bruge lidt penge på klubhuset.

Referat fra bestyrelsesmødet den 3. september 2007

Referat af bestyrelsesmødet d. 3-9-2007

1)Godkendelse af referat fra mødet d. 25/6-07 hos Anker
Referatet blev godkendt.

2)Klubhusdrøftelse.
Der afholdes møde med Ålum Idrætsforening og Randers kommune
tirsdag d. 6-9-07 kl. 18.30 Kaj og Kim deltager.
Under dette punkt blev der også diskuteret om hvordan vi giver information til resten af klubbens medlemmer om samarbejdet omkring klubhus. Det blev besluttet at der skal nedsættes et ”klubhusudvalg” meget gerne med medlemmer der ikke sidder i bestyrelsen. Der var også enighed om at der skal laves en skriftlig aftale med Ålum Idrætsforening om lejemålet.
På medlemsmødet den 10-10-07 vil klubhusemnet være på dagsordenen.

3)Opfølgning fra sidste møde.
-fællestur til Nordjysk 2-dages: Kaj og Bent undersøger
mulighederne, med leje af sommerhus til næste år, i området.
-fællestur til Påskeløb 2008 på Fanø: Anker har undersøgt
lejemulighederne på Fanø, det ser lidt sort ud , meget erudlejet. Klubben opfordre til at man selv lejer sig ind i div. sommerhuse evt. i samme område. På medlemsmødet d. 10-10-07 vil dette emne også blive behandlet.

Siden sidst.
B-løb i Ålum: Kaj berettede om responsen fra Divi-løbet i Ålum. Der var lidt interne problemer med strøm til div. computere og printer grundet den lange ”kabelvej”. Der var 250 løbere der generelt synes det var et godt løb i et lidt hårdt og svært terræn. Der var lidt snak om at få opgaverne bedre fordelt og få flere medlemmer involveret som hjælp.
Der var enighed om at vi skal være tidligere ude med planlægningen af officielle løb. Thorkild har beregnet at der var et pænt overskud ved løbet.
Kommunen:Indberetning af medlemsoplysninger til kommunernes revision er sendt afsted.
Condes: Vi har købt ”Condes 8” , men skal først til at sætte os ind i det. Der vil blive lavet et kursus i ”Condes 8”
Dof: MTB WM kommer til Danmark i 2009, formentlig i Københavns-området. Junior WM i 2010.

5)Kommende arrangementer.
MTB-O stævne den 14. oktober 2007 i Ålum. Anker er stevneleder.
Klubmesterskab 2007 afholdes i samarbejde med Silkeborg OK i Hjermind Egekrat. Der opstod en længere snak om klubmesterskabet, regler-handicap. Det vil være godt hvis vi kan tiltrække de nye og gamle medlemmer til at deltage i sesomens festlige afslutning. Bent laver et oplæg.
Klub aften d. 10/10 , Kaj og Bent arrangerer og udsender en tema.
2008: Vi summer stadig på samarbejdet om løb med OK-Djurs evt.
d. 30-31/8 i Løvenholm og 2/11 i Hjermin (B-løb) Bent kontakter OK-Djurs.
2009: Løvenholm-Helgenæs-Mols bjerge evt. i samarbejde med OK-Djurs

6)Økonomi.
Der var en snak om vi skal investerer i bærbar PC, printer og evt. et generatoranlæg (jvf. problemer i Ålum). Der var enighed om at en printer ville være en god ide. Generatoranlæg kan vi leje os til de enkelte gange der er behov. Der fremkom også en ide om at lave en ”sport-ident brik-buffer” i samarbejde med OK-Pan og Horsens, så vi ikke skal leje os frem ved større arrangementer.
Thorkild fremlagde lidt regnskabstekniske ting om udgifter/indtægter fra årets aktiviteter, der var bl.a. en snak om kørselstakster. De blev ændret således at klubaktiviteter i forbindelse med funktionsjob blev sat til 1,00 kr/km og kort-rekornosering til 1,50 kr/km

7) Evt.

Kaj har fået mail fra ansat ved Energi Randers ang. interesse for orienteringssporten. Vi opfordre til at møde op til vore
træningsarrangementer. Der er også kommet en henvendelse fra Rotary, der er ved at etablere et ”sportsarkiv” for Randers.
Faste poster ved Fussing Ø er stadig på listen over uafsluttede sager, men der er sked i sagen efter lidt stilstand i DOF.
Klubfesten bliver afholdt efter klubmesterskabet d. 27/10-07 formentlig i det ”nye” klubhus. Thorkild er ”tovholder”.
Julestue afholdes som sædvanlig i nov.-dec. Kaj finder en ”tovholder”

Næste møde bliver holdt hos Kim d. 19. november 2007 kl. 19.00