Referat af bestyrelsesmødet d. 21.2.13

 Referat af bestyrelsesmøde i Randers orienterings klub d. 21-2-2013

 

Add.1. Svar til kommunen.

Kaj har  lavet udkast til svar til kommunen. Kaj har kontakt til ”SIKR” , der kan være behjælpelig med sagen. Kristian kom med forslag til ændring til formulering. Svaret til kommunen blev rettet til. Kaj sender svaret til kommunen.


Add.2. Klubaften i marts.

Der er klub aften d.20-3-2013 kl. 19.00 hvor emnerne bliver opsætning af Sport ident til træningsløb og banelægning med Condes. Åge og Jeppe står for info om Sport Ident.   Kim og Kaj står for info om Condes. Kaj udsende indbydelse om tid og sted. Aftenen bliver afholdt på VUC i Randers. På klubaftenen skal der findes dato for klubarbejdsdag i klubhuset.

  


Add.3. Træningsløbsplanlægning.

Kaj har fået søgt skovtilladelse i vore sædvanlige statsskove til træningsløbe. Alle datoer er OK, bortset fra et par enkelte løb. Henrik er i gang med at finde banelæggere. Kaj og Henrik arbejder videre med at få skovtilladelser og at finde banelæggere.


Add.4. Eventuelt.

Der blev snakket om indkøb af udstyr som erstatning af det bortkomne udstyr fra garagerne. Åge kontakter Lars Ole Kopp ang. priser og bestilling.

Kaj sender årsberetningen og aktivitetskalenderen til Villy til rundsending og tilsvarende til Anker til oplægning på klubbens hjemmeside.

Kaj berettede at ansøgning om ”Covi-kurver” har deadline. Vi har ingen ønsker om dette her i foråret.

 

Næste møde onsdag d. 10. April 2013 i klubhuset.

Referat af Generalforsamling 2013

 Referat af


Generalforsamling Randers Orienteringsklub, lørdag 2. februar 2013, kl. 15.00 i Klubhuset, Ålum.

 

Dagsorden:

 

1.     Valg af dirigent

Carl Malling blev valgt. Generalforsamlingen er lovligt indkaldt. Dirigenten opfordrer bestyrelsen til at præcisere hvad ”skriftligt” betyder i forbindelse med varsling af dato for generalforsamling. Det blev dog besluttet, at det er nok med den nuværende formulering. Der opfordres til, at sende brev med postvæsenet til de medlemmer, der ikke har mail.

 

2.     Bestyrelsens beretning om klubbens arbejde i det  forløbne år
Der blev udleveret skriftlig beretning inkl. aktivitetsplan til alle fremmødte medlemmer. Kaj præsenterede mundtlig beretning. Tilføjelse til 4. Klubhuset: Kommunen påstår, at de mundtligt har givet besked om nedrivningen, men vi har intet hørt. Vi har krævet 70.000 som erstatning for ødelagt udstyr i garagerne, men er blevet tilbudt 25.000 kr. Det vil vi ikke acceptere og fremsender et nyt krav. Flere opfordringer fra medlemmer til at gå videre med sagen og kræve yderligere erstatning. DOF arbejder videre mod Naturstyrelsens forslag til stillezoner i de danske statsskove. Der er en opblødning på vej. For yderligere detaljer henvises til den skriftlige beretning.

 

Finn og øvrige politifolk har stor ros til afviklingen af byløbet.

 

3.     Det reviderede regnskab fremlægges til godkendelse
Kaj gennemgik regnskabet i Åses fravær. Niels mente, at indtægter for salg af kort skulle være mere, men der er ikke mange der har købt kort i 2012 meddelte Kaj. Regnskab og budget blev godkendt uden yderligere kommentarer.

4.     Kontingenterne fastsættes
Bestyrelsen foreslår uændrede kontingentsatser i 2013, hvilket der var opbakning til blandt de fremmødte medlemmer. Der er ved en fejl opkrævet for lidt kontingent i 2012. Generalforsamlingen foreslår, at Åge sender ekstra opkrævning via O-service.

5.     Planer for det kommende år
Kaj gennemgik aktivitetsplanen, som er vedhæftet den skriftlige beretning. Kaj opfordrede til at flere medlemmer melder sig til banelægning.

6.     Indkomne forslag

Ingen forslag

7.     Valg til bestyrelsen samt valg af to suppleanter
(Henrik Vallentinsen og Åge Lillethorup er på valg og villige til genvalg, Franz Thomsen er også på valg men ønsker ikke at genopstille, bestyrelsen foreslår Kristian Arnborg til den ledige bestyrelsespost).

Henrik Vallentinsen, Åge Lillethorup og Kristian Arnborg blev valgt.

Bestyrelsen finder en 1. suppleant. Franz Thomsen er 2. suppleant.

8.     Valg af formand blandt de valgte bestyrelsesmedlemmer
Kaj Jansson blev valgt

9.     Valg af kasserer blandt de valgte bestyrelsesmedlemmer
Åge Lillethorup blev valgt.

10.  Klubbens udvalg
Klubhus: Kim Topp

Materiel: Kristian Arnborg
Kort: Niels Jansson
Træning: Henrik Valentinsen

 

11.  Valg af to revisorer
Thorkild Jensen blev valgt

Anders Ladekarl blev genvalgt

 

12.  Eventuelt

Anne Mette foreslår, at vi inviterer politikerne til et o-løb i skoven.

Der blev stillet forslag om brug af sociale medier eller hjemmeside med flervejskommunikation. F.eks. facebook eller dialog på vores hjemmeside.

Forslag om, at klubfesten afholdes omkring sommer. Opbakning til, at vi prøver det af.

Ref: Franz Thomsen

Vi længes efter forår……….

 Det begynder at kriple i orienteringstærene, selvom foråret lader vente på sig. Flere af klubbens løbere har allerede deltage i Vinterlang serien og vi var 6-8 løbere til 2.dages Nordjysk i det svære og spændende terræn i Vester Thorup ved Hanstholm.
Træningsløbene er kommet på kalenderen og Påskeløbene venter forude… Velkommen til seconen 2013 !Vi længes

Bestyrelsens beretning for 2011.

Bestyrelsens beretning for 2011.

1. Organisation
Klubben har ved udgangen af 2011 i alt 59 aktive medlemmer og 12 passive. Hermed har året vist et stabil antal aktive medlemmer, hvorimod antallet af passive er faldet med 5. Med det stabile medlemstal er det vigtigt at fastholde aktivitetsniveauet, og det mener vi også er lykkedes. Dog bør en så stor by som Randers med dets store opland gerne lokke flere medlemmer til. Målet er at blive lidt flere, så vores chancer for at true vores naboklubber i 2 division er lidt større. Derfor fastholdes vores rekrutteringsindsats selv om årets var beskedent.

Vi har været repræsenteret ved repræsentantskabsmøde og klubledertræf i Nordkredsen. Vores kredsformand gennem 10 år Lars Ole Kopp, Karup, har netop her i Januar 2012 overladt posten til Birgitte Halle fra Århus 1900.

Vi har som forrige år klubben repræsenteret i Friluftsrådet i region Østjylland ved Finn Søndergaard(suppleant), og Finn er også medlem af brugerrådet i Kronjyllands skovdistrikt. Carl Malling er revisor i Nordkredsens venner.

2. Sportslige aktiviteter
Resultatmæssigt var 2011 et lidt magert år – dog blev det til en enkelt medaljer ved de danske mesterskaber. Carl Malling løb DM stafet sammen med Max og Ann Dorrit Hansen fra OK Djurs og de opnåede en sølvmedalje i klassen H/D 185. Stafetsamarbejdet med Ok Djurs er stadig en succes, da det sikrer både os og dem mulighed for at deltage ved både DM- og JFM stafet, samt andre stafetter – og vi fortsætter i 2012.
I divisionsturneringen lykkes det os igen ved årets matcher at bevare status som 3. divisionsklub. Vi dystede 5/6 i Silkeborg Sønderskov og ved Bulbjerg den 18/9 og skulle herefter i nedrykningsmatch i Stagsrode ved Horsens. Her tabte vi (22 deltagere) knebent (51 -49) til Karup men slog markant både OK Djurs og Vestjydsk Orienteringsklub fra Holstebro, og derfor skal vi også i 2012 dyste i 3 division.
Årets klubmesterskaber blev afviklet i Langå på nytegnet kort med Cowi kurver. Anker havde lavet nogle udfordrende baner i bakkerne og på herresiden blev Carl Malling en kneben vinder. Dame senior blev vundet af Thea Lillethorup. Junior banen vandt Jeppe Lillethorup. Old Girls banen blev vundet af Signe Thomsen, Old Boys banen af Franz Thomsen og ældre Old Boys blev vundet af Nils Jansson.

Sidste år gav bestyrelsen aktivitetspokalen til Åge Lillethorup for hans store vinterlangdistanceaktivitet og hans evne til at få hele familien med til de afgørende klubmatcher. Desværre har Åge på grund af forglemmelse aldrig fået pokalen, så derfor skal han også have den i 2012. At han udover nævnte aktiviteter også har overtaget posten som klubbens kasserer i løbet af året kan kun fremme hans aktie i pokalen.

3. Arrangementer
Den 27/2 arrangerede Bent Fenger et bil orienteringsløb efter gamle kort m.m. Ca. 50 deltagere tog udfordringen op, og blev ledt af gamle tilsneede veje ud på Djursland.

Årets store arrangement var vores B løb – 2. divisionsmatch i Hjermind Skov med Anker Møller som stævneleder og Kim Topp og Kaj som banelæggere. Kortet blev nytegnet efter Cowi kurver af Nils, Kaj og Steen Frandsen Viborg. I alt 281 deltagere mødte op og tog skovens udfordringer op. Løberne gav udtryk for stor tilfredshed med stævnet.

Igen i 2011 var vores Træningsløb velbesøgte. Vi arrangerede 11 Træningsløb med i alt — deltagere – dvs. — deltagere i gennemsnit mod 32 sidste år. Tendensen er klart at efterårets Træningsløb samler flere specielt fra andre klubber.

Vores kort med Faste poster over Fussingø blev endelig færdig. Projektet hedder nu ”find vej i” og blev lanceret til skovens dag den 8/5, hvor der blev delt 75 foldere ud. Franz var tovholder på projektet.

Vores begyndertræning var i år mindre ambitiøst end sidste år. Vi satsede på et tæt program om foråret med afslutning ved vores Sct. Hans arrangement. Som så ofte kan vi rekruttere enkelte men vi har svært ved at fastholde dem – specielt til efter sommerferien.

Vintertræningen fortsætter igen i år fra kl. 18.00 – 20.00 om onsdagen fra uge 43 til midt i marts.

4. Klubhus
Klubhuset fungerer som en god ramme specielt ved vores arrangementer i sommerhalvåret til Træningsløb m.v. Herudover er store dele af vores depot også rykket herud. Garagedepoter ved stadion forventes med kommunens planer om svømmehal/bad at skulle rømmes allerede i år. Her går planerne på at udvide eksisterende skur på klubhusets østlige ende helst med økonomisk støtte fra kommunen.

5. Klubliv
Med kun 59 aktive er det lykkedes at fastholde et rimelig højt aktivitetsniveau, hvilket også viste sig ved årets vigtigste løb – nemlig op/nedrykningsmatchen hvor hele 22 medlemmer mødte op. Vores nye overtræksdragter fra Trimtex kan forhåbentlig også være med til at styrke klubsammenholdet.

Året startede traditionel med årets Nytårsappel i Læsten Bakker – 14 deltagere. Herefter tog vi fat på årets generalforsamling med Carl Malling som dirigent.

Nordjysk 2 dages ved Svinkløv og Påskeløbene omkring Viborg samlede en del fra klubben. Deltagelsen ved divisionsmatcherne var også tilfredsstillende og sikrede os endnu et år i 3. division.

I efteråret blev der afholdt klubaften om MTB-O og mulighed for at at vi kan bidrage til WM i MTB-O i 2015 – 11 deltagere.

Klubmesterskaberne blev arrangeret af Anker Møller i Langå med 16 deltagere fra klubben og løbere fra både Silkeborg og OK Djurs – fint arrangement.

Festen om aftenen samlede som sidste år kun 12 deltagere der nød den gode mad, som Åge sørgede for.

Årets sidste arrangement var som sædvanlig julestuen – i år med 15 deltagere. Kim Topp stod for arrangementet.

6. ROK – nyt
ROK- nyt, hjemmeside og rundsendte mails giver medlemmer besked om vores aktiviteter og er desuden en billig måde at informere på. Alle er naturligvis velkomne til at sende bidrag til vores hjemmeside, så redaktøren ikke skal skrive alle bidrag. Tak til Henrik, Anker og Villy for årets fine arbejde.

7. Korttegning
I år 2011 blev Hjermind Skov og senere Langå færdigtegnet ud fra Cowi kurver, og vores nye skovområde Hvidding Krat, som vi halvfærdigt har fået overdraget af reserveofficererne forventes færdig i løbet af 2012. Et andet projekt som der skal arbejdes med i det nye år er et bykort med centrum og dele af østbyen (incl. skovbakken og tøjhushaven)som skal bruges til et byløbs arrangement til Randers ugen 2012.

Tak til Nils, Bo Clausen, Steen Frandsen m.v. for det store og flotte arbejde.

8. DOF
Ved Årets repræsentantskabsmøde i marts blev det besluttet at hæve dels løbsafgifterne (fra 16 – 18 kr. for alm. åbent løb) og dels medlemsafgifterne (fra 247 – 331 pr. voksen medlem). Dette for at finansiere egenbetalingen for de projekter, der ellers betales af samarbejdspartnere uden for DOF og for at styrke forbundets sekretariat.

I nordkreds udvalget har vi nu fået ny formand idet Birgitte Halle fra Århus 1900 har afløst Lars Ole Kopp fra Karup.

9. Kommunen

Se www.foreninger.randers.dk. Der har i løbet af året ikke været den store kontakt til kommunen. I det nye år forventer vi at høre nærmere om status for vores garager.

Årets sportsgalla hvor kommunen overrækker gaver til årets mestre m.m. er udvidet med underholdning og mad, men også med betaling på 150 kr. pr deltager. Derfor har vi besluttet ikke at deltage.

10. Kommende aktiviteter
Træningsløbene vil igen i år blive planlagt og koordineret med vores naboklubber (se aktivitetsplan bagerst). I år 2012 skal vi ikke arrangere åbne løb, så vi satser på en lidt større aktivitet på Træningsløbs området. Og Klubben vil i samarbejde med DOF også lave ”find vej i” dagen den 28/4” i Fussingø.
Herudover vil Bent Fenger være tovholder på et byorienterngsløb i forbindelse med Randers ugen i August.

I år 2013 skal vi arrangere 2 divisionsmatch i Ålum den 5/5.Stævneleder og banelæggere må gerne melde sig.

11. Materiel
De nye lette postenheder, som vi besluttede at købe for et år siden, bør snart være indkøbt, så vi kan få banelæggere til at bruge sportident systemet til flere Træningsløb.
Herudover mangler vi tidsskriftsreol til klublokalet.

Hvis det går som kommunen ønsker skal vi til sommer ud af vores garager og have samlet alt vores materiel i klubhuset, hvilket nok kræver en udbygning af det bagerste skur.

12. Bestyrelsen
Vi har afholdt 6 møder med diskussion og beslutninger om klubbens udvikling fordeling af arbejdsopgaver, løbs planlægning, rekruttering, almindelig planlægning af klubaktiviteter og klubhuset. Tak til alle bestyrelsesmedlemmer for godt og konstruktivt arbejde i det forgangne år.
Desværre valgte vores kasserer Thorkild Jensen at tække sig i utide på grund af travlhed både af familiære og arbejdsmæssige årsager. Bestyrelsen var opmærksomme på problemet ved sidste års generalforsamling, idet Åge Lillethorup blev valgt som 1 suppleant og i øvrigt var indforstået med at han nok skulle overtage kassererjobbet. Tak til Thorkild for fint arbejde med at styre vores finanser.

På bestyrelsens vegne

Kaj Jansson.

ÅRSPLAN 2012
Onsdag d. 18/1- 21/3. kl. 18:00-20:00 Vintergymnastik på UDC.
Lørdag d. 4/2. Nytårsappel, kl. 12:00-14:30 gåtur i Hvidding Krat.
Lørdag d. 4/2. Generalforsamling i Klubhuset, Ålum kl. 15-17.
Lø/sø. d.10/11/3 Nordjysk 2 dages, Tolne skov, Tversted plantage.
Søndag d. 18/3. Kolllerup – 3. divisionsmatch.
Lørdag d.31/3. Træningsløb(1), Fussingø, fra klubhuset kl. 13:00.
To-lø.5-7/4. Påskeløb på Rømø- klubtur.
Onsdag d.11/4. Træningsløb(2), Langå, kl. 18:00.
Onsdag d. 25/4. Træningsløb(3), Ålum vest, Gl.Viborgvej, kl. 18:00.
Lørdag d. 28/4. Find vej i Fussingø.
Onsdag d. 9/5. Træningsløb(4), Fussingø, klubhuset, kl. 18:00.
Onsdag d. 23/5. Træningsløb (5), Ålum, klubhuset, kl. 18:00.
Onsdag d. 30/5. Træningsløb (6), Hjermind, kl. 18:00.
Onsdag d. 6/6. Træningsløb(7), Fussingø, p-plads v. vandmøllen kl. 18:00.
Onsdag d.20/6. Sct. Hans løb(8) (Fussingø? –andre muligheder undersøges !).
Onsdag d. 8/8. Træningsløb(9), Hjermind Egekrat, kl. 18:00.
Søndag d. 12/8. 3. divisionsmatch, St.Binderup
Onsdag d. 15/8. Træningsløb(10), Hvidding Krat, kl. 18:00.
Randersugen: byorienteringsløb !
Onsdag d. 29/8. Træningsløb, Løvenholm (OK Djurs), kl. 18:00.
Søndag d.9/9. Op/nedrykning 2./3. division, Horsens
Søndag d. 23/9. Op/nedrykning 3./4. division, Ørnbjerg Mølle.
Lørdag d. 13/10 Træningsløb(11), Ålum, kl. 13:00.
Lørdag d.20/10. Træningsløb(12), Hjermind, kl. 13:00.
Onsdag d.24/10. Vintergymnastikken starter.
Lørdag d. 27/10. Efterårsstafetten. Mariager Fjord.
Lørdag d. 3/11. Klubmesterskaber/fest – evt. Silkeborg som arrangør af løb.
Onsdag d. 21/11. Julestue, klubhuset, kl. 19:00.
Lørdag d. 2/2. 2013. Nytårsappel/generalforsamling.
Søndag d. 5/5.2013. B-løb, 2. divisionsmatch, Ålum

Ændringer kan forekomme – se klubbens hjemmeside: www.randers-ok.dk

Referat af bestyrelsesmødet d.22-8-11

Referat af bestyrelsesmødet i Randers OK  d. 22-8-2011
Add.1           Opfølgning fra sidste møde
– indkøb af lette postenheder. (Franz)
Franz arbejder på sagen og skal forhøre Ankers kontaktperson.
– overtræksdragter evt. fra Trimtex .(Kaj – arbejder langsomt på det ! )
Kaj arbejder på sagen.
Add.2           Siden sidst.
– forårets rekruteringsprojekt.
Der er kommet 1 nyt medlem og et par andre er måske potentielle nye medlemmer.
– Skovens dag med åbning af projekt :Find vej i …
Der var mange som var rundt i skoven efter vores faste poster. I alt 75 foldere blev
uddelt. Efterfølgende har Franz fyldt ca. 100 foldere i holderne i skoven.
Der var lidt snak om at deltage i det nye ”find vej i skolen” og gennem dette projekt,
at få de faste poster i Fladbro skov opgraderet. Kaj tager kontakt til kommunen, om de er interesseret i at deltage i projektet med Hornbæk skole.
DOF: – WM sølv til Ida Bobach , Silkeborg OK.
.
Kommunen : gymnastiksal til vintergymnastik  er bestilt til Onsdage fra kl.18 -20 fra
uge 43. 2011 til og med 11, 2012
Add.3           Kommende arrangementer.
– mobilisering til divisionsmatcher.
Kim sender reminder ud via Villy til rundsending om divisionsmatchen d. 18.9.2011 i Bulbjerg
– klubaften.
Klubaften engang i oktober (måske torsdag d. 6. oktober)
Temaer er MTBO hvor der bliver snakket udstyr, kortnorm m.m
Kaj tager kontakt med Valter Rabæk der vil fortælle om VM-MTBO 2013 i Ålborg
– klubmesterskabet.( husk at vi hver især kommer med forslag !)
Det var flere forslag med handicap beregnet på forskellig vis. Den generelle vedtagelse
var at banelæggeren vælger metode. Banelæggeren kan henvende sig til bestyrelsen for at få ide-input.
-træningsløb
Der mangler stadig banelæggere til et par af efterårets træningsløb. Franz sender en mail
rundt med opfordring til at være banelægger
Add.4           Økonomi.
– Åges overtagelse af kasserer posten.
Åge overtager kassererjobbet. Bestyrelsen underskrev papirer til banken for overdragelsen.
Thorkild får adgang til klubbens konti resten af regnskabsåret, for løbende overdragelse.
Thorkild orienterede om hvordan overdragelsen har forløbet.
Add.5           Fremtidige arrangementer:
-Alm. b løb i år 2012,+ 2013
Kaj prøver at finde ud af om der om der er nogen ”rester” i 2012 vi kan byde ind på.
I 2013 kan vi byde ind på en divisionsmatch i foråret i Ålum.
MBT-O- VM 2014.
Vi er intereset i at være medarrangør til dette stævne.
-Klubfest.
Den 29-10-11
-Julestue.
Den 23-11-11
Add.6           Eventuelt:
Thorkild berettede om overdragelsen af klubbens fødselsdagsgave til Niels Janssons
80 års fødselsdag.
Næste møde d.26.9. 2011 kl. 19.00 i klubhuset.
Ref. Kim Topp

referat af bestyrelsesmødet d.3-5-2011

Referat af bestyrelsesmødet i Randers OK  d. 3-5-2011
Add.1           Opfølgning fra sidste møde
Indkøb af lette postenheder: Anker har forsøgt få fat i kontaktmanden til indkøb
posteneder. Det er ikke lykkedes så vi forsøger selv at importere postenheder fra
Sportident.
Overtræksdragter evt. fra Trimtex:
Kaj har ikke fået tid til at få priser fra Trimtex, men han gør nu noget ved det.
Tilmelding til Foreninger.randers.dk:
Kaj har forsøgt at skrive resten af navnene på bestyrelsen i på vores side i
www.foreninger.randers.dk, men det er ikke lykkedes. Thorkild vil hjælpe.
Add.2           Siden sidst.
Jespers tilmelding til Påskeløb:
Vi gjorde det rigtigte, ikke at tilmelde passive medlemmer. Thorkild har set o-service
efter for andre passive medlemmer, så disse ikke kan tilmelde sig til løb.
B-løb i Hjermind:
Alt gik som planlagt. Der var ros til baner og stævnet som helhed. Der var lidt stress
ved tidtagningen, da eventvognen først skulle ”indtages”. Starten fungerede fint,
bemandingen var fint tilpasset. Kaj fortalte at vi skal vurdere om vi i fremtiden skal
trykke kort på vandfast og rivfast papir. Det er lidt dyrere, men vi slipper for at lægge
dem  i plastposer og svejse.
DOF:
Intet nyt, ud over det vi har fået tilsendt via mail.
Kommunen:
Kaj har fået invitation til ”Sportsgalla 2011” i Randers prisen er 150 kr./deltager.
Vi deltager ikke. Kaj uddelte bruchure for ”Gudenå Explorer”.
Add.3           Kommende arrangementer.
Find vejen:
Franz viste den nye folder for de faste poster i Fussingø skov
Vi uddeler den nye folder til ”Skovens Dag” d. 8.maj. Franz og Kim deltager med telt og
udstyr.
Når dette projekt kører kan vi bruge samme koncept med Fladbro skov.
Rekrutteringsplan:
Franz uddelte den nye folder til rekruttering for foråret.
Vi mangler stadig et par arrangører til træningsløb i foråret.
Add.4           Økonomi.
Thorkild har fået lavet vores CVR registrering .
Kaj foreslog at klubben indkøber en teleskopstige. Dette vedtoges.
Åge overtager løbende jobbet som kasserer efter Thorkild. Thorkild instruerer Åge
i klubbens drift.
Thorkild orienterede om klubbens øvrige økonomi.
Add.5           Eventuelt:
Vi diskuterede om hvordan klubmesterskabet kunne gøres mere spændende og
lige/retfærdigt. Det blev foreslået at vi beregner et handicap ud fra vore divisionsmatcher.
Arbejdsdagen blev ikke fastsat. Kim kontakter Kristian og finder en dag i foråret evt.
til efteråret
Tema til næste møde : stævneplanlægnings strategi i fremtiden.
Næste møde d.22.8. 2011 kl. 19.00 i klubhuset.
Ref. Kim Topp

referat af generalforsamlingen d.5-2-2011

Referat af generalforsamlingen i Randers Orienteringsklub d. 5-2-2011
Add.1           Valg af dirigent
Carl Malling blev valgt som dirigent.
Indkaldelsen blev godkendt.
Add.2           Bestyrelsens beretning om klubbens arbejde i det forløbne år.
Formanden, Kaj Janson, gennemgik beretningen, der blev udleveret på skrift ved
Generalforsamlingen. Beretningen er  omsendt som mail og kan også findes på
klubbens hjemmeside.
Efter beretningen var der spørgsmål til beretningen.
Niels spurgte om Ålum kortet er vores. ROK har betalt Arne Pedersen, Mariager OK
for at rekonoserer og rette  kortet. Ålum kortet er stadig vores.
Villy spurgte om ikke det kunne gøres mere attraktivt at melde sig til klubmesterskab, eksempelvis med en anden struktur. Kaj kommenterede på spørgsmålet. Der blev snakket om et handicap/pointsystem. Bestyrelsen tager spørgsmålet op og arbejder efter en spændende og sjov løbsmetode.
Add.3           Det reviderede regnskab fremlægges til godkendelse
Thorkild Jensen omdelte og fremlagde klubbens regnskab. Regnskabet viste et resultat
med et mindre underskud.  Der var budgetteret et større underskud end med det
opnåede  resultat.
Villy spurgte til hvordan klubbens formue bliver forrentet. Thorkild svarede at
bestyrelsen afsøger løbende,  hvor vi kan få vores formue forrentet på bedste vis.
Der udspandt sig en længere snak om klubbens sponsorat og investering af
foreningens formue. Generelt var der på generalforsamlingen ikke stemning for at
placere formuen risikovilligt.
Regnskabet blev godkendt.
Add.4           Kontingenterne fasrsættes.
Bestyrelsen forslog at vi bibeholder klubbens kontingenter i 2011.
Satserne kan ses på klubbens hjemmeside.
Add.5           Planer for det kommende år.
Kaj gennemgik årsplanen der stod  på bagsiden af bestyrelsens beretning.
Den samlede oversigt for  vore og vore naboklubbers træningsløb bliver omsendt
senere til klubbens medlemmer.
Vi arbejder videre med at gøre klubhuset lidt mere attraktivt. Vi skal sikkert også
flytte  ud af garagerne ved Randers FC, men bestyrelsen afventer.
Bestyrelsen har en plan klar når dette sker.
Planerne for det kommende år blev vedtaget.
Add.6           Indkomne forslag.
Der var ingen indkomne forslag
.
Add.7           Valg til bestyrelsen samt valg af 2 suppleanter.
Anker , Thorkild og Franz er på valg. Anker ønsker ikke genvalg.
Franz og Thorkild er villig til genvalg.
Henrik stiller op til bestyrelsen.
Franz Thomsen, Thorkild Jensen og Henrik Vallentinsen blev valgt til bestyrelsen
Åge Lillethorup og Kristian Arnborg stiller op som suppleant.
Åge Lillethorup og Kristian Arnborg blev valgt som supplenanter.
Add.8           Valg af formand blandt de valgte bestyrelsesmedlemmer.
Kaj Janson blev valgt til formand
Add.9           Valg af kasserer blandt de valgte bestyrelsesmedlemmer.
Thorkild    blev valgt til kasserer
Bestyrelsen ser ud som følgende:
formand:         Kaj Jansson
næstformand:  konstitueres ved kommende bestyrelsesmøde
kasserer:          Thorkild Jensen
sekretær:          Kim Topp
best.medlem:   Franz Thomsen og Henrik Vallentinsen
Add.10         Klubbens udvalg.
Materieludvalget videreføres af Kristian Arnborg.
Kortudvalget bliver videreført af Niels Jansson
Klubhusudvalget fortsætter med Kim Topp som tovholder
Henrik Vallentinsen for sætter  son Træningsudvalg
Add.11         Valg af 2 revisorer.
De 2 nuværende revisorer Anders Ladefoged og Mette Brøndum genvælges.
Add.12         Eventuelt.
Bestyrelsen vil gerne vide hvordan klubbens medlemmer stiller sig til at købe en klubovertræksdragt.
Der var mest stemning for en overtræksdragt med foer, der kan bruges til og fra konkurrencer og løb. Bestyrelsen arbejder videre med ideen og finder priser og design.
Finn Søndergård spurgte om der var nogen i klubben, der arbejder for at skaffe sponsorer. Thorkild har forhørt sig om sponsorrater hos vore interessenter.
Bestyrelsen vil gerne høre generalforsamling om klubben kan købe lette SI-enheder.
Bestyrelsen foreslår indkøb af 30 SI-enheder. Der var enighed om at indkøbe lette SI-enheder. Bestyrelsen søger midler til indkøb af lette SI-enheder.
Herefter uddelte Kaj Janson en erkendelighed til Anker Møller for hans store arbejde i klubben
Generalforsamlingen afsluttedes kl. 17.25
Refferent Kim Topp

referat af bestyrelsesmødet d.9-3-2011

Add.1           Opfølgning fra sidste møde/generalforsamling.
Indkøb af lette postenheder:
Der blev snakket om hvor mange nye lette postenheder vi skal købe og der var enighed om at købe 30 stk. lette sportident postenheder og evt. også konverterings blokke til vore gamle stativer. Franz kontakter Anker
for at hvor igennem vi plejer at købe sportidentudstyr.
Overtræksdragter evt. fra Trimtex:
Der blev også snakket om overtræksjakke i klubbens farver fra Trimtex.
Kaj arbejder videre og forhøre om priser og om vi evt. kan få et par
vareprøver.
Status på arbejdsdeling:
Arbejdsopgaverne er næsten fordelt. Thorkild vil gerne træde ud af bestyrelsen, hvorefter Åge Lillethorup vil overtage posten som kasserer.
Thorkild har kontakt med Åge.
Under dette punkt blev der også diskuteret om hvordan vi kunne
gøre klubmesterskabet mere retfærdigt/sjovt. En ide kunne være at lave et jagtstart-løb med seedning regnet ud fra udvalgte løb. Der var også en ide om at lave det som pointløb. Der kom flere ideer , men konklusionen
blev at vi hver især kommer med en ide til afvikling af klubmesterskab.
Kaj og Kim finder en dato for en arbejdsdag i klubhuset.
Add.2           Siden sidst.
Nytårsappel:
Flot tur i Læsten bakker, hvor vi kom både over og under hegn.
Find vejen:
Bent lavede igen et fint og velbesøgt arrangement med
gamle gamle kort og finurlige tekster.
DOF:
Kaj kunne desværre ikke deltage i DOF`s repræsentanskabsmøde grundet sygdom. Der blev som forventet vedtaget en kontingent og løbsafgift stigning. Kaj referede også om ….Vi valgte at bruge energien på vores egen rekruttering.
Kommunen: Vi har tilmeldt os www.foreninger.randers.dk , hvor andre kan se hvem
vi er og hvordan man kontakter os. Udover dette bruges siden også til at
kommunikere med kommunen om bl.a. tilskud til lokaler m.m.
Kaj opretter resten af bestyrelsen i dette medie.
Add.3           Kommende arrangementer.
Rekrutteringsplan:
Kaj omdelte programmet for begyndertræningen og vi snakkede om
hvilke forbedringer vi kan lave i forhold til sidste år.
Kaj arbejder videre med  brochuren så vi har den  til programmets start.
Franz tilretter brochure og plakater fra sidste år. Materialet sendes til Niels Ole Mortensen og udsendes til Gudenåens Ungdoms skole og Brugsen i Ålum bl.a. Vi sender pressemeddelelse til lokale medier.
Vi prøver at gøre mere ud af stille mentorer tilrådighed og laver en rundsending til medlemmerne om at melde sig som mentor.
Løb 2011:
2.div.match 1.maj er i gang med den store planlægning. Kortet er næsten færdig rettet. Kaj og Kim arbejder på banelægningen. Anker Møller skulle have styr på alle funktioner.
Find vej i Fussingø:
Projektlederen har fået tekst og kort og vil få lavet et udkast som sendes til Franz, Konceptet og kortet kunne sættes i værk på ”Skovens dag” d. 8. Maj.
Henrik undersøger om vi kan deltage ved skovens dag,
Add.4           Økonomi. Kaj har igen haft problemer med cvr. registrering. Thorkild forsøger at løse
problemet.
Thorkild fortalte om ind og ud meldinger af medlemmer i klubben siden
sidste møde.
Add.5           Eventuelt:
Næste møde d. 3.maj. 2011 kl. 19.00 i klubhuset.
Ref. Kim Topp

referat af bestyrelsesmødet d.17-1-2011

Add.1           Opfølgning fra sidste møde.
Folderen vedr. faste poster: Franz har været i gang med vores ”poster i skoven” / ”Find vej i” projekt. Der mangler nogle billeder fra Fussingø og checke at koderne på posterne passer. Franz laver de sidste ting her i vinter, så det hele kan være færdig til foråret.
Koordinering af træningsløb: Kaj og Franz laver forårsplan for rekrutering. Kaj er i gang med at lave plan for træningsløb for foråret og efteråret. Vi ændre vores træningsløbaften til onsdag. Kaj har haft kontakt med Mariager OK om et dobbeltarrangement i efteråret.
Add.2           Siden sidst.
Klubmesterskab-fest og julestue. Alle tre dele gik godt.
DOF: Kaj har været til klubledermøde i Skørping. Kaj refererede fra mødet. Der vil være færre indtægter grundet færre store arrangementer og øgede udgifter. De øgede udgifter og faldene indtægter skal dækkes ind med øgede medlemskontingenter og højere løbsafgifter. Den øgede økonomi skal vedtages på DOF repr. møde i Vingsted d. 5-3-11.
Kaj fortalte om løbsplan for 2012. Alle de store løb er besat. Vi skal ikke stå for nogle arrangementer i 2012. Vi kan påtænke et alternativt arrangement i 2012.
Kaj har fået en del informationer fra DOF, det bliver videresendt til bestyrelsen.
Kommunen: Kommunen har fået en ny foreningshjemmeside, hvor man kan bl.a. booke lokaler m,m. Kaj og Thorkild opretter os på hjemmesiden og ser hvad vi kan bruge siden til. www.foreninger.randers.dk
Add.3           Kommende arrangementer.
Nytårsappel: lørdag d.5-2-2011 før generalforsamlingen bliver der Nytårsappel i Læsten Bakker. Henrik orienterer sig om området.
Generalforsamling jan.2011: Anker ønsker ikke genvalg til den kommende generalforsamling. Thorkild og Franz var ikke uvildige til genvalg.
Kaj bestiller pølsebord. Henrik køber kage. Henrik vil gerne træde ind i bestyrelsen.
Find vejen: Bent Fenger arrangerer et alternativt o-løb i bil d. 27-2-11
Løb 2011: -2.div. matchd. 1-5-2011, Anker er stævneleder,
Niels mangler stadig at rekonosere kortet grundet sne i skoven. Kaj er banelægger med hjælp fra Kim. Anker har fundet banekontrollant
Anker er i gang med at besætte de øvrige poster.
Add.4           Arbejdsfordeling i bestyrelsen:
Kim overtager O-service, Franz overtager tidtagningssystemet.
Klublejebrikker overtages af Franz.
Klubdragter bliver lagt på lager i klubhuset.
Anker fortsætter som web redaktør.
Add.5           Økonomi.
Thorkild gennemgik listen for ind og udmeldelser i forbindelse med de udsendte løbsregnskaber til alle medlemmer.
Thorkild har ikke lavet det endelige regnskab, men uddelte det foreløbige regnskab. Der blev snakket lidt om budgettet 2011 ud fra det foreløbige
regnskab. Det besluttedes ikke at lade kontingentet stige på trods af at DOF-kontingentet sikkert vil stige. Der blev diskuteret om bestyrelsen skal foreslå generalforsamlingen at klubben investere i 30-35 lette tidtagningsenheder. Prisen er ca. 900 kr./stk. i alt en investering på
35.000 kr.
Add.6           Eventuelt: Kaj har fået tilbud fra Randers FC Fitness om 100 kr./md. i træningscentret,
hvis vi er min. 10 pers. Tilbuddet bliver lagt på hjemmesiden.
Næste møde d. 9-3-2011 kl. 19.00 i klubhuset.
Ref. Kim Topp